Werbefakturierung und Mailingaufbereitung

Ziel der Werbefakturierung ist das Erstellen und Abwickeln von Werbe-Mailings und Rechnungen ohne die DM[Pro]-Datenbank mit unnötigen Datensätzen und eventuellen, offenen Debitoren-Posten zu belasten. Erst bei der Bezahlung der Werberechnung wird eine Adresse und ein entsprechendes Abonnement in der DM[Pro]-Datenbank generiert.

Die Applikation generiert eine Textmischdatei oder eine Textdatei mit aufbereiteter Adresse und – wenn gewünscht – einer oder zwei Einzahlungsschein-Varianten. Die Einzahlungsscheine können dazu verwendet werden, dem Kunden eine sogenannte Werbefaktura zuzustellen. Anstelle der Werbefakturen können auch spezielle Werbebriefe mit Referenznummern via Crystal Reports oder Word aufbereitet werden.

Die Adressen aus der Werbefakturierungsdatei können auch problemlos in eine eventuelle Speditionsdatenbank integriert werden und so mittels der üblichen Logistikprozesse versendet werden.

Bei Werbebriefen mit Referenznummer kann der Beworbene den speziellen Briefabschnitt mit der Referenznummer an den Verlag zurücksenden oder per Telefon mündlich mitteilen. DM[Pro] erstellt anschliessend aufgrund der Referenznummer automatisch die Adresse.

Möglicher Ablauf und Datenfluss bei der Werbefakturierung

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Adressdatei erstellen...

Die Adressen für die Werbefakturierung werden in den Basisdaten selektiert. Zur Nutzung sind zwei Varianten möglich:

• Variante 1

  Es wird eine Datei erstellt, deren Adressen kein Mailing erhalten sollen. Dies können vor allem Adressen mit einem Robinsoncode sein, jedoch auch solche, die bereits das zu bewerbende Produkt erhalten, etc.

• Variante 2

  Es wird eine Datei erstellt, mit welcher die Werbefakturierung durchgeführt werden soll. Dies sind in der Regel Adressen, die ein anderes Produkt als das zu bewerbende erhalten.

Aktualisierung einer bestehenden Adressdatei...

Nach einem durchgeführten Werbe-Mailing müssen die Adressen entsprechend der Retouren und der Response aktualisiertund aussortiert werden. Mit der Funktion «Retouren einlesen» können via ESR-Lesegerät z.B. die Robinsoncode-Einträge selektiert werden oder Beworbene, die keine weiteren Mailings mehr erhalten möchten, entsprechend markiert werden.

Dubletten aus Adressdatei entfernen...

Das Problem von Dubletten wird meist durch intern und extern angelegte Adressdateien verursacht. Mit der Funktion «Dubletten aus Adressdatei entfernen...» wird beim Einlesen der Adressdateien automatisch die Dublettenkontrolle auf die schon eingelesenen Dateien durchgeführt. Im Anschluss wird eine Datei mit identischem Namen, jedoch zur Kennzeichnungmit der Endung «ohne.Dubletten» generiert.